Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf OrdiDocs und ORDIHELDEN.at.

Stand: 07.10.2026

1. Verantwortlicher

2. Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG).

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website, die Web-Anwendung und die damit verbundenen Funktionen von OrdiDocs. OrdiDocs dient der digitalen Bereitstellung, Zuweisung, Ansicht, Bestätigung oder Ablehnung von Dokumenten.

3. Arten der verarbeiteten Daten

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten, z. B. Vorname, Nachname, Organisation oder Unternehmen
• Kontaktdaten, z. B. E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer
• Login- und Zugangsdaten, z. B. Benutzerkonto, Rollen, Berechtigungen und technische Sitzungsdaten
• Dokumentdaten, z. B. hochgeladene PDF-, JPG- oder PNG-Dateien, Dokumenttitel, Kategorien und Zusatzinformationen
• Zuweisungs- und Statusdaten, z. B. welche Nutzer ein Dokument erhalten, gelesen, bestätigt oder abgelehnt haben
• Signaturdaten, z. B. eine am Gerät geleistete Unterschrift, Datum und Uhrzeit der Bestätigung
• Kommunikationsdaten, z. B. Support-Anfragen oder E-Mail-Kommunikation
• Technische Daten, z. B. IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie Server-Logdaten

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Website und der OrdiDocs-Anwendung
• Verwaltung von Organisationen, Administratoren und Nutzern
• Upload, Anzeige, Zuweisung und Verwaltung von Dokumenten
• Dokumentation von Bestätigungen, Ablehnungen, Unterschriften und Statusinformationen
• Erfüllung vertraglicher Leistungen gegenüber Kunden und Nutzern
• Kommunikation, Support und Beantwortung von Anfragen
• Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und Stabilität des Systems
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Aufbewahrungspflichten

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, z. B. für IT-Sicherheit, Support und Systembetrieb
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung eingeholt wurde

Sofern über OrdiDocs Dokumente hochgeladen werden, deren Inhalte besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen des jeweiligen Nutzungsverhältnisses bzw. Auftrags und nach den dafür anwendbaren gesetzlichen Grundlagen. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der hochgeladenen Inhalte liegt grundsätzlich bei der Stelle, die diese Dokumente hochlädt oder zuweist.

6. Nutzerkonten und Login

Für die Nutzung von OrdiDocs können Nutzerkonten angelegt werden. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rollen/Berechtigungen, Login-Informationen und organisatorische Zuordnungen verarbeitet.

Nutzer können Dokumente anzeigen, bestätigen oder ablehnen. Diese Aktionen werden mit Status, Datum und Uhrzeit dokumentiert, damit Administratoren die Bearbeitung nachvollziehen können.

7. Dokumente, Bestätigungen und Signaturen

Bei der Bestätigung eines Dokuments kann eine digitale Unterschrift erfasst werden. Diese Signatur wird zusammen mit dem bestätigten Dokument, dem Nutzer, Datum und Uhrzeit gespeichert, um die Bestätigung nachvollziehbar zu dokumentieren.

Bei einer Ablehnung können Statusinformationen und gegebenenfalls Begründungen oder Zusatzinformationen gespeichert werden.

8. Kontaktaufnahme und Support

Wenn Sie uns per E-Mail oder über andere Kontaktwege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen.

9. Hosting und Server-Logdaten

Zum Betrieb der Website und Anwendung nutzen wir technische Infrastruktur, Serverleistungen, Speicherplatz, Datenbanken, Sicherheits- und Wartungsleistungen. Dabei können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten oder Dateien, Browsertyp, Betriebssystem und Server-Statusmeldungen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung des Onlineangebots, zur Fehleranalyse, zur Abwehr von Angriffen und zur Missbrauchsprävention.

10. Cookies und lokale Speicherung

OrdiDocs kann technisch notwendige Cookies oder lokale Speicherfunktionen des Browsers verwenden, damit Login, Sitzung, Sicherheit und Grundfunktionen der Anwendung funktionieren.

Soweit keine Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste eingesetzt werden, werden keine entsprechenden Tracking-Cookies zu Werbezwecken verwendet.

11. Empfänger von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies für den Betrieb, die Vertragserfüllung, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Mögliche Empfänger sind insbesondere:

• technische Dienstleister und Hostinganbieter
• IT-Wartung und Support
• Steuerberater, Rechtsberater oder Behörden, soweit gesetzlich erforderlich
• berechtigte Administratoren der jeweiligen Organisation innerhalb von OrdiDocs

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

12. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dokumentations-, Vertrags- und Abrechnungsdaten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Fristen werden Daten gelöscht oder eingeschränkt verarbeitet.

13. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, verschlüsselte Verbindungen, Sicherungsmaßnahmen und laufende technische Wartung.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie uns unter welcome@ordidocs.at kontaktieren.

15. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde: www.dsb.gv.at

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.